راهنمای خرید دفاتر اداری

یکی از مسائل مهمی که تجار قدیمی و فعالان اقتصادی امروزی به آن اهمیت می‌دادند و توجه بسیار داشتند ثبت و نگهداری اطلاعات مالی مربوط به دادوستد می‌باشد.

این افراد همواره در حال انجام معاملات مختلفی در مقیاس‌های بزرگ و کوچک هستند و این باعث شده صاحبان مشاغل و شرکت‌های تجاری به سمت ایجاد فرآیندی مشخص و استاندارد برای نگهداری و ثبت اطلاعات سوق داده شوند.

در همین راستا دفاتر مختلفی برای ثبت اطلاعات ابداع شد که دلیل تعدد آن امکان تهیه گزارش‌های مختلف در کوتاه‌ترین زمان ممکن است. طبق قانون تجارت، حسابدار باید کلیه رویدادهای مالی را پس از ثبت در اسناد حسابداری و تأیید مقام مسئول به دفاتر حسابداری منتقل کند.

انواع دفاتر حسابداری:

به‌طور کل و عامیانه از انواع دفاتر حسابداری، دفاتر زیر نام‌برده می‌شود:

  • دفاتر تجارتی

 

  • دفتر روزنامه

 

  • دفتر کل

 

  • دفتر معین

 

  • دفتر تفصیلی

 

  • دفتر دارائی

دفاتر حسابداری به‌طورکلی به دو دسته تقسیم می‌شوند:

1. دفاتر رسمی و قانونی که شامل دفتر روزنامه و کل است.

2. دفاتر غیررسمی یا کمکی که مهم‌ترین آن‌ها دفتر معین است.

دفتر روزنامه:

در دفتر روزنامه کلیه معاملات و رویدادهای مالی ثبت می‌شود، این دفاتر به سه دسته تقسیم می‌شوند:

دفتر روزنامه اختصاصی: در دفاتر روزنامه اختصاصی یک نوع خاص از معاملات ثبت می‌شود مثل دفتر روزنامه خرید.

از این دفتر بیشتر در مؤسسات بزرگ که تعداد معاملات تکراری آن‌ها بسیار زیاد است مورداستفاده قرار می‌گیرد.

دفتر روزنامه عمومی: ساده‌ترین و متداول‌ترین نوع دفتر روزنامه می‌باشد، در دفاتر روزنامه عمومی کلیه معاملات و رویدادهای مالی ثبت می‌شود و دارای دو ستون برای مبالغ بدهکار و بستانکار است. استفاده از این نوع دفترها برای ثبت معاملات در تجارتخانه‌ها و مؤسسات کوچک کفایت می‌کند.

دفتر روزنامه ترکیبی: این دفتر ترکیبی از دفتر عمومی و اختصاصی می‌باشد.

دفتر کل: 

این دفتر بخشی از سیستم حسابداری می‌باشد که جهت تهیه صورت‌های مالی و ترازنامه‌ها به وجود آمده‌اند.

چون اطلاعات ثبت‌شده در دفتر روزنامه به نحوی طبقه‌بندی نشده‌اند که از روی آن بتوان اطلاعاتی مثل مانده هریک از حساب‌ها را در هر تاریخ از دوره مالی تعیین کرد، درنتیجه امکان تهیه گزارش‌های مدیریتی و صورت‌های مالی از روی دفتر روزنامه امکان‌پذیر نیست، بنابراین از دفتر دیگری به نام دفتر کل استفاده می‌شود و تمامی اطلاعات دفتر روزنامه باید به دفتر کل منتقل شود.

در دفتر کل برای هر حساب در سطح کل، صفحه یا صفحاتی جداگانه اختصاص می‌دهیم یعنی برای همه حساب‌های کل ترازنامه (موجودی نقد و بانک، پیش‌پرداخت، پیش دریافت، ذخایر و ...) صفحه و یا صفحات جداگانه اختصاص می‌دهیم. حساب‌ها به همان ترتیبی که در ترازنامه منعکس می‌شود صفحه گذاری می‌شوند یعنی ابتدا دارایی‌ها سپس بدهی‌ها و در پایان سرمایه، نوشته می شود.

دفتر معین: 

در بعضی از مؤسسات جریان کار به‌گونه‌ای است که نیاز به تهیه اطلاعات تفضیلی یا جزئیات بعضی از فعالیت‌های مالی می‌باشد. این‌گونه اطلاعات را نمی‌توان به‌آسانی از دفتر کل استخراج نمود، درنتیجه از دفاتری که جنبه فرعی و کمکی دارند و معروف به نام دفتر معین می‌باشند استفاده می‌شود.

دفتر معین که مشهورترین دفتر غیررسمی می‌باشد با نام دفترکمکی هم شناخته می‌شود.

در واقع از دفتر معین برای تفکیک حساب‌های دفتر کل استفاده می‌شود و برای هر حساب، صفحه یا صفحات جداگانه‌ای در نظر گرفته می‌شود.

در برخی از شرکت‌ها و مؤسسات فعالیت‌های حسابداری و جریان امور تجاری به‌گونه‌ای است که لازم است اطلاعات کامل در مورد یک یا چند حساب دفتر کل در دسترس باشند، پیدا کردن این حساب‌ها در دفتر کل ممکن دشوار و زمان‌بر باشد، هرکدام از این حساب‌های مخصوص که ممکن است شامل رویدادهای مالی فراوانی باشد در دفاتر معین ثبت می‌شوند.

توجه داشته باشید که نگهداری برخی حساب‌ها در دفتر معین به معنای نگهداری نکردن آن‌ها در دفتر کل نیست، بلکه همیشه باید جمع مانده‌حساب در دفتر معین با جمع مانده همان حساب در دفتر کل یکسان باشد.

دفتر معین یکی از دفاتر قانونی محسوب می‌شود اما غیررسمی است و تنها برای کمک به فرآیندهای گزارش‌گیری مورداستفاده قرار می‌گیرد.

مهم‌ترین و رایج‌ترین دفاتر معین:

  • دفتر معین بانک
  • دفتر معین بدهکاران
  • دفتر معین اموال
  • دفتر معین بستانکاران

دفتر حضوروغیاب:

 دفتر حضوروغیاب یا ساعت حضوروغیاب دفتری است که برای ثبت ورود و خروج کارمندان در یک محیط کاری به کار می‌رود تا مدیران بتوانند بر اساس کارکرد هریک از پرسنل حقوق آن‌ها را پرداخت کنند.

پیش از ساخت دستگاه‌های حضوروغیاب، ورود و خروج‌ها در دفتر حضوروغیاب ثبت می‌شدند و هر شخص هنگام ورود و خروج دفتر حضوروغیاب را امضا کرده و از روی این یادداشت‌ها ورود و خروج افراد محاسبه می‌شد. البته امروزه بیشتر از دستگاه‌های حضوروغیاب استفاده می‌شود.

دفتر اندیکاتور:

در ادارات خلاصه نامه‌های ارسالی و دریافتی را در دفتری به نام اندیکاتور یا نامه‌نما ثبت می‌کنند زیرا این کار باعث سهولت در شناسایی و تفکیک بهتر مراسلات انجام می‌شود.

پس‌ ازاین که نامه از سوی اداره دریافت شد پس از تعیین محل اقدام نامه‌ها به متصدی ثبت نامه (اندیکاتورنویس) تحویل داده می‌شود.

مسئول ثبت نامه‌ها، تاریخ و شماره و خلاصه نامه‌های وارده یا صادرشده را در ستون‌های مشخصی ثبت می‌کند و شماره ترتیب دفتر توسط او به روی نامه‌ها زده می‌شود.

دفتر اندیکاتور، ساده و معمولاً شامل پنج ستون می‌باشد که به ترتیب مربوط به درج تاریخ ثبت، فرستنده نامه، شرح نامه، شماره نامه واصله و شماره ردیف در نامه واصله است.

دفتر اندیکاتور دفتری است که کلیه اطلاعات نامه‌های وارده، صادره و داخلی سازمان‌ها در آن ثبت می‌شود.

از این دفتر به‌منظور مراجعه بعدی به سوابق و مکاتبات سازمان‌ها و یا واحدهای سازمان‌ها با یکدیگر استفاده می‌شود و به آن «دفتر ثبت» نیز گفته می‌شود.

دفتر صندوق:

هر موسسه‌ای جهت انجام پرداخت ها و دریافت‌های روزمره وجه نقدی را که مورداستفاده قرار می‌گیرد تحت عنوان صندوق در دفاتر حسابداری ثبت می‌کنند.

 

 

دفتر روزانه:

ایجاد و استفاده از یک دفتر وقایع روزانه معاملاتی یکی از راه‌های یک معامله‌گر است.

دفتر وقایع روزانه معاملاتی در حقیقت اطلاعات مربوط به عملکرد یک معامله‌گر را در طی یک دوره زمانی به‌صورت جامع ثبت و ضبط می‌کند. این دفتر به شما کمک می‌کند تا از عملکرد خود، دیدی جامع داشته باشید.

ثبت وقایع معاملاتی به‌صورت جامع (حین معامله) بخش اساسی دفتر وقایع روزانه معاملاتی است. این بخش در حقیقت ثبت دقیقی از معامله در یک جلسه معاملاتی است.

این دفتر معاملاتی یک ابزار بسیار باارزش است که در اختیار معامله‌گر قرار می‌گیرد. میزان بازدهی این دفتر وقایع روزانه به نحوه ثبت درست و به‌موقع داده‌ها توسط معامله‌گر بستگی دارد.

در صورت لزوم و نیاز به دفاتر اداری می‌توانید آن‌ها را به‌راحتی و با اطمینان کامل از فروشگاه اینترنتی اچسون شاپ تهیه نمایید.

۵۶
ثبت سفارش
تعداد
عنوان محصول
مقایسه کن